Reporter une tâche en pensant qu’elle sera moins contraignante à réaliser plus tard : qui ne l’a pas déjà fait ? C’est ce qu’on appelle procrastiner et cela peut avoir des conséquences plus ou moins délétères sur le travail à accomplir… mais cela peut aussi être le signe d’un certain mal être. Simple paresse ou symptôme d’un mal-être, les options sont nombreuses pour tenter d’en sortir.

Procrastiner ? Qu’est ce que c’est ?

Définition de procrastination

Procrastiner – ou tergiverser –  est le fait de remettre au lendemain, d’ajourner, de temporiser.

« Vous savez que ça va puer à l’avenir autant que ça va puer en le faisant maintenant, mais en interne, vous ne pouvez tout simplement pas vous en empêcher », a déclaré Samuel McClure, professeur de psychologie et neuroscientifique cognitif à l’Arizona State University. 

Si procrastiner semble donc semble donc quelque chose de peu enviable, pourquoi sommes-nous si nombreux à la faire ?

Qu’est-ce qui nous pousse à procrastiner ?

On attribue souvent la procrastination à la paresse, à un manque de productivité, à une mauvaise gestion du temps. Cependant, le fait de procrastiner est surtout lié aux émotions et à leur gestion. Lorsqu’on procrastine, on le fait pour esquiver les sentiments négatifs liés à la tâche.

L’être humain s’attend à des récompenses et lorsqu’on procrastine, cette récompense, c’est le bref soulagement que l’on obtient lorsqu’on décide de reporter une tâche. Le soulagement du report, quoique bref, est alors bien plus facile à obtenir que la satisfaction, plus laborieuse, qu’entraînerait la complétion de la tâche.

Procrastiner : le signe d’un mal-être plus profond ?

Si la procrastination relève le plus souvent d’une mauvaise habitude, ses causes peuvent aussi être plus sévères. Le fait de procrastiner peut par exemple se retrouver chez un collaborateur qui souffre du syndrome de l’imposteur. L’anxiété et la peur d’échouer que l’on retrouve chez les personnes avec ce syndrome peuvent favoriser ce comportement. Ils pensent qu’ils ne méritent pas leur place, qu’on les surestiment : procrastiner peut alors être pour eux un moyen de se saboter, de se rabaisser et d’ainsi faire coïncider la réalité avec la perception – erronée – qu’ils en ont.

Également, procrastiner s’accompagne souvent d’un déplaisant sentiment de culpabilité… Et pourtant celui-ci ne nous empêche pas de persister dans le report des tâches que l’on devrait accomplir. À force, ce sentiment de culpabilité peut avoir des conséquences néfastes sur le collaborateur et l’entreprise.

Les enjeux de la procrastination

Nul n’est exempt de la procrastination. Si elle n’est pas grave en soi, il faut néanmoins s’interroger et agir et dans les cas où cette mauvaise habitude deviendrait chronique et/ou que ses conséquences deviendraient trop importantes.

Pour le salarié

Procrastiner est souvent bénin, pourtant, si ses conséquences s’accumulent, cela peut conduire à un véritable mal-être au travail : 

  • Si les tâches confiées sont jugées peu intéressantes, cela peut mener à l’ennui professionnel et à une perte de sens au travail
  • Si le travail est sans cesse reporté, cela peut sensiblement augmenter la charge mentale, la charge de travail et mené à une saturation.
  • Remettre sans cesse les choses à plus tard peut également mener à une baisse du sentiment d’auto-efficacité, de confiance en soi et en ses capacités, d’estime de soi.

Du côté des causes, il faut garder à l’esprit que la procrastination est liée à la gestion des émotions négatives par l’évitement. Ce faisant, la procrastination peut être perçue, pour une courte durée, comme un refuge, une nécessité. Il est donc important de tout autant se pencher sur les causes de la procrastination que sur ses conséquences. 

D’autant que ces maux peuvent facilement s’installer dans la durée car la procrastination a un effet “boule de neige”. En remettant les choses à plus tard, on augmente sa charge de travail future et il est alors encore moins engageant de s’y mettre.

Pour les collègues

Si procrastiner concerne en premier lieu le procrastinateur, elle a aussi un impact sur ses collègues et sur l’équipe. Le travail non-fait, ou fait en retard peut en effet entraver les autres salariés dans leurs propres missions. Certains pourraient décider de prendre à leur charge la réalisation des tâches de leur collègue procrastinateur… Ce faisant, ils augmentent leur propre charge de travail et leur charge mentale.

Cela peut également être une source importante de stress et un sentiment d’injustice peut poindre, menant à des tensions, voire des conflits, qui abimeront l’ambiance de travail.

C’est alors la motivation et la productivité de toute l’équipe qui risque de chuter.

Pour l’entreprise 

Parce qu’elle peut avoir des répercussions sur l’engagement, la motivation, l’ambiance de travail et la productivité, la procrastination peut aussi avoir des conséquences à l’échelle de l’entreprise. Il est alors important de se demander si la procrastination des salariés peut avoir une cause organisationnelle :

  • Cela peut-il être lié à l’environnement de travail ? aux conditions de travail ? à la nature même des tâches confiées ? La Qualité de Vie au Travail est-elle en cause ?
  • Est-ce lié à un problème de reconnaissance ?
  • Y a-t-il des problèmes préexistants qui pourraient favoriser la procrastination ? (tensions, conflits, situations de harcèlement, etc.)
  • La procrastination d’un salarié est-elle due à un mal-être préexistant ? Si oui, comment l’identifier ? Comment le résoudre ?

Dans tous les cas, la prévention demeure le meilleur moyen d’éviter ces écueils et une entreprise a tout intérêt à demeurer vigilante quant au bien-être de ses salariés. Ainsi, les dysfonctionnements pourront être repérés en amont et être traités plus rapidement et plus efficacement. 

Comment arrêter de procrastiner ?

Autant de procrastinateurs et autant de moyens de ne plus l’être. Voici quelques conseils pour tenter de sortir de la torpeur et enfin « s’y mettre ». En la matière, la recette miracle n’existe pas. À chacun d’essayer afin de trouver la ou les méthodes qui lui conviennent le mieux !

Quelques outils pour arrêter de procrastiner

La to-do list et la done-list

On ne présente plus la célèbre to-do list, qui permet de visualiser les choses que l’on a à faire… et surtout d’avoir la joie de les rayer une fois qu’elles sont accomplies. Mais on connaît peut-être un peu moins sa petite sœur : la done-list, soit la liste des choses qui ont déjà été faites.

Lorsque l’envie de procrastiner nous prend, c’est souvent parce qu’on a l’impression d’avoir une montagne à franchir, que tout est à faire. Or ce n’est souvent pas le cas : des choses ont déjà été réalisées, mais elles vous semblent dérisoires par rapport à ce qui arrive.Tenir une done-list permet de valoriser les efforts qui ont déjà été fournis et peut être une source d’encouragement et de motivation. Cela permet également de mieux visualiser sa progression.

Le kanban

Un autre outil utile, et combine to-do list et done-list, est le kanban : un tableau qui, dans sa version la plus simple, possède 3 colonnes : « to do » (à faire), « doing » (en cours de réalisation) et « done » (fait). L’idée est de progressivement déplacer les items dont on le remplit de la première colonne vers la dernière colonne.

L’agenda

En complément, ou en remplacement, vous pouvez aussi faire usage de votre agenda. En fin de journée, remplissez la journée du lendemain avec les tâches que vous souhaitez accomplir. Cela vous donnera une direction à suivre… et rendra visible le fait que l’on ne peut pas tout faire d’un coup : quand c’est plein, c’est plein !

Tentez au maximum de respecter les temps que vous vous êtes impartis : si cela n’est pas possible, reportez-le sur l’agenda. Cela vous permettra de mieux savoir à l’avenir combien de temps allouer à telle ou telle tâche.

Se fixer des objectifs atteignables

Diviser pour mieux régner…

Pour franchir la montagne qui semble se dresser devant vous, il faut y aller par étape.
Pour cela, il faut bien définir ces étapes au préalable. Si vous inscrivez dans votre to-do list « Avancer sur le projet X », vous ne serez pas beaucoup plus avancer. Il faut alors le diviser en petites tâches plus facilement réalisables : « Appeler Madame Y », « Préparer le powerpoint de la présentation Y », « rédiger le rapport Z », etc.

Ces multiples petites tâches sembleront bien plus réalisables et vont permettront de mieux progresser.

… mais pas trop non plus !

Attention à ne pas trop décomposer non plus, sans quoi votre to-do list deviendra extrêmement longue et peu engageante. Une bonne to-do list ne contient qu’un nombre limité d’items. Pour éviter cela, si vous utilisez un kanban, vous pouvez y rajouter une colonne : « à faire en priorité » ou « à faire aujourd’hui » qui vous permet d’extraire de la colonne « à faire » ce qui doit concentrer votre attention.

Hybrider tâches difficiles et tâches faciles

Autre avantage de la décomposition en petite tâches, cela vous permet de hiérarchiser les choses, et ce selon plusieurs critères : urgence, importance, mais aussi pénibilité. Peut-être vous rendrez-vous compte que c’est un point en particulier qui agit comme repoussoir et vous pousse à procrastiner, bloquant tous les autres qui seraient autrement faciles à réaliser.

On conseille souvent de commencer par ce qui semble le plus pénible, pour ainsi en être débarrassé et minimiser la durée de la charge mentale et du sentiment de culpabilité que procure la procrastination… Mais c’est bien plus facile à dire qu’à faire !

Une voie médiane serait de mêler tâches difficiles et tâches faciles. Consacrer par exemple votre matinée à la réalisation de petites tâches plus faciles à réaliser. À la mi-journée, vous aurez ainsi déjà la satisfaction d’avoir été productif et d’avoir pu rayer quelques items de votre to-do list : cela vous mettra dans de meilleurs dispositions, vous motivera plus pour vous attaquer aux tâches qui vous posent plus problème l’après-midi. Peu importe si vous n’avancez que partiellement : à la fin de la journée, vous aurez tout de même la sensation d’avoir été efficace.

Récompensez-vous avec des pauses !

On l’a vu, la procrastination s’explique par la recherche de récompense : la petite satisfaction de reporter une tâche laborieuse est plus simple à obtenir que la grande satisfaction de l’avoir entièrement accomplie. Aussi, il est important de vous octroyer des récompenses tout au long du chemin, en vous octroyant des pauses.

Peut-être penserez-vous que vous n’avez pas assez avancé, que vous n’avez pas été assez efficace… mais vous pouvez aussi considérer, et célébrer, le fait que vous vous y êtes enfin mis, que le travail progresse enfin, même si cela est trop lent à votre goût.

Pour vous assurer de ces petites récompenses en chemin, il existe des techniques comme la méthode Pomodoro, dont l’archétype est le suivant :

  • 25 minutes de travail + 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail + 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail
  • 30 minutes de pause

Outre que cela vous délimite clairement des temps de travail et des temps de pause, cela vous entraîne aussi à être plus efficace et à faire rentrer une tâche en un temps donné.

En bref 

Si procrastiner n’est souvent rien de plus qu’une mauvaise habitude, dans certains cas, cette dernière est la face émergée d’un mal-être plus profond dont les facteurs sont à chercher tant chez l’individu que dans son environnement de travail. L’ennui professionnel, le manque de reconnaissance et les situations de harcèlement sont autant de raisons qui peuvent pousser un salarié à procrastiner… Et cela a un impact, non seulement sur le salarié, mais aussi sur ses collègues, voire sur l’entreprise.

En tous les cas, si vous ressentez un mal être être à la base de procrastination, on ne peut que vous conseiller d’en parler : à vos proches, vos collègues, ou bien à un spécialiste comme un psychologue du travail, habitué à ces problématiques.

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