Une bonne communication à distance est essentielle pour rester productif et conserver des relations de travail solides à tous les niveaux de l’entreprise. La crise sanitaire et l’obligation pour de nombreuses personnes de travailler à distance qui en découle sont venues modifier notre manière de communiquer : augmentation des visioconférences, transmission d’informations par mail ou messagerie instantanée et réduction des échanges informels ne sont que quelques exemples de ces nombreux changements.

Par manque ou par méconnaissance des outils appropriés, certains salariés peuvent ne plus avoir accès à des informations importantes ou mal les comprendre lorsqu’ils sont à distance, des problèmes qui peuvent gagner en ampleur si rien n’est fait et avoir des conséquences fâcheuses, tant pour les salariés que pour l’entreprise. 

L’impossibilité d’interagir en face à face avec ses collègues, de co-construire une réflexion autour de moments informels comme celui du café, ou de faire le point sur un projet en personne sont des barrières évidentes à la communication qui peuvent avoir un impact majeur sur l’engagement, la motivation et le moral des salariés. La communication à distance et les télécommunications, parce qu’elles pallient ces manques, sont alors un levier majeur qu’il s’agit de manipuler de manière réfléchie pour travailler efficacement à distance. 

La communication à distance : faut-il vraiment s’en soucier ? 

 Une communication forte et efficace est essentielle en entreprise. Parmi les nombreux bénéfices qu’elle apporte, en voici quatre particulièrement intéressants relevés par Steeple

Favoriser l’implication et la motivation des salariés

Une communication efficace doit assurer la bonne circulation des informations entre les différents acteurs de l’entreprise. Cette transparence permet à chacun de mieux appréhender les valeurs et objectifs de l’entreprise afin de mieux comprendre ses missions et leurs objectifs, et de donner du sens au travail. En agissant sur l’implication et la motivation des salariés, la communication se révèle alors être un puissant levier de performance qui augmente la fidélisation et, par conséquent, fait baisser le turnover.

Améliorer la qualité de vie au travail

Outre la circulation des informations, une bonne communication, à distance ou non, favorise également les échanges, formels comme informels, entre les collaborateurs. La capacité d’écoute en est alors accrue et il est plus facile de partager ses difficultés et ses angoisses tout comme ses réussites et ses joies. Il est également plus simple de faire preuve de reconnaissance, de transparence, ou d’impliquer ses collaborateurs dans des événements fédérateurs. Cela concourt à rendre l’environnement de travail plus sain et agit directement sur la qualité de vie au travail.

Enrichir sa culture d’entreprise

La culture d’une entreprise, c’est son identité la plus profonde : idéalement, elle est partagée par l’ensemble des collaborateurs et rejaillit positivement sur les personnes extérieures à l’entreprise, améliorant la perception que ces derniers en ont. Pour établir une bonne culture d’entreprise, la transmettre et la rendre pérenne, la communication est essentielle : elle permet de s’adresser aux collaborateurs et de les fédérer, développant ainsi un sentiment d’appartenance. Cela passe notamment par le partage d’une histoire et d’une vision du monde communes racontées dans un langage commun. Pour les collaborateurs comme pour les clients, la culture d’entreprise peut être un élément décisif pour se différencier de la concurrence.

Améliorer sa productivité

L’ultime bénéfice d’une bonne communication est d’améliorer la productivité et par conséquent, le chiffre d’affaires. Lorsque la communication permet la transparence, l’implication, la motivation, la qualité de vie au travail et qu’elle participe de la richesse de la culture d’entreprise, cela favorise d’autant l’envie des collaborateurs de faire grandir l’entreprise à laquelle ils se sentent appartenir. Il s’agit d’un cercle vertueux dans lequel favoriser l’engagement des salariés favorise la qualité du travail fourni, qualité qui agit à son tour sur l’engagement et le facilite.

Quelques problèmes de communication à distance et comment les résoudre !

 La solidité d’une communication bien établie peut néanmoins être mise à mal, notamment par un changement brutal de paradigme tel que le recours massif et soudain au télétravail. Si chaque entreprise s’adapte à sa manière à cette transformation subite, il y a néanmoins des écueils récurrents, générés par le travail et les modes de communication à distance. 

L’écart entre le message émis et le message induit par la communication à distance

 En présentiel, la communication est grandement facilitée par de multiples processus dont nous n’avons pas nécessairement conscience : possibilité d’interprétation du langage paraverbal et non verbal, rapidité de la boucle de rétroaction, recours à des outils comme le tableau blanc, etc.

En télétravail, on ne peut pas voir ses collègues en personne et les différences de langue, de culture, de style de communication peuvent s’ériger en obstacles plus difficiles à franchir. La communication à distance peut ainsi occasionner des incompréhensions ou des mésinterprétations, qui à leur tour peuvent générer des tensions au sein de l’équipe. Si les différents outils de visioconférence permettent d’atténuer le problème, ils ne le résolvent pas. Pour éviter cet écueil dans la communication à distance, la meilleure solution est d’accorder une attention redoublée à la clarté des propos tenus, en s’attardant notamment sur les idées à délivrer et la façon dont elles doivent être comprises.

La déconcentration due à la communication multicanal

Alertes, rappels, notifications, mails, chats : en télétravail, les informations arrivent de toutes parts. Dans le souci d’accorder l’attention et l’importance nécessaires à chacune d’entre elles, on peut facilement perdre le fil de son travail et sa concentration, ce qui peut mener à une baisse de l’efficacité et de la productivité, baisses qui peuvent elles-mêmes avoir des effets délétères. Pour écarter cet écueil et ne pas être sans cesse déranger par les communications à distance, on peut bien sûr paramétrer ses différents outils, créer différents canaux pour dissocier les communications importantes des communications plus informelles, ou faire usage du mode « ne pas déranger », mais on peut surtout travailler à prioriser ses communications : tant celles que l’on reçoit (auxquelles dois-je être particulièrement vigilant ? Lesquelles peuvent attendre ?) que celles que l’on émet (L’information que je veux transmettre ne l’a-t-elle pas déjà été ? Peut-elle attendre ? Par quel canal l’envoyer ?)

Le micromanagement et le management de contrôle

En lien avec le point précédent, la surcommunication, générée par l’impossibilité d’interagir physiquement avec ses collaborateurs, peut entraîner une dérive vers le micromanagement, caractérisé par une attention accrue portée aux détails et un contrôle excessif. Si l’on peut comprendre le besoin de savoir ce que font les salariés, de suivre l’avancée de leurs tâches, il faut néanmoins veiller à ne pas constamment verser dans ce management de contrôle qui peut, à terme, inspirer un sentiment de défiance. Pour éviter cet écueil, on peut opter pour un management par objectifs en favorisant l’implication, l’autonomie et la confiance accordée à ses collaborateurs, et recherche un équilibre entre autonomie et contrôle. Cela aura notamment pour effet de rendre la communication à distance bien plus sereine.

La déconnexion avec ses équipes et l’isolement

Lors du travail en présentiel, beaucoup d’informations sont collectées de manière passive : que ce soit lors de la pause café ou du déjeuner, auprès de voisins de poste ou au détour d’un couloir, par la perception de bribes de conversations ou par des observations visuelles, etc. Bien qu’informelles, toutes ces situations n’en sont pas moins des situations de communication.

Lors du travail à distance, la majorité de ces informations va soit ne plus être transmise, soit être transmise à l’écrit, le visuel et l’auditif ne persistant que ponctuellement et par la médiation des outils de communication à distance. Le risque d’éprouver un sentiment d’isolement est alors accru : isolement social mais aussi déconnexion par rapport à ses collègues, à ses missions, et plus généralement déconnexion par rapport à son travail et à sa valeur. Pour se prémunir d’une telle situation, une attention redoublée doit être accordée à la préservation du lien et au sentiment d’appartenance. Cela peut prendre des formes très diverses : appels pour s’enquérir du moral de ses collaborateurs, pauses café en vidéo, organisation d’événements ou de jeux qui rassemblent l’équipe et entretiennent la cohésion. Si votre équipe comprend un Chief Happiness Officer ou un Responsable QVT, il peut être intéressant de réfléchir à ces problématiques avec lui.

La communication à distance en bref

S’il n’y a pas de solution miracle pour résoudre les problèmes que peut soulever le télétravail et la communication à distance. Cependant, quelques grands principes directeurs vont aideront à discerner, en lien avec vos équipes, les adaptations les plus appropriées à votre entreprise pour répondre à ces nouveaux enjeux :

  • Veiller à la clarté de ses propos et à leur bonne compréhension
  • Utiliser à bon escient les divers outils de communication à distance
  • Renforcer la relation de confiance et l’autonomie
  • Maintenir le sentiment de collectif 

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